Por qué necesitas tener un mail corporativo

Escrito por Gacelaweb1 en agosto 8, 2019. Publicado en Blog, Herramientas Digitales.

La comunicación por e-mail es el canal más habitual para intercambiar información entre empresas y también entre empresas y clientes, por lo que es imprescindible que nuestro negocio cuente con un correo desde el que mantener el contacto con proveedores y clientes.

En un primer momento, podríamos dejarnos llevar por la gratuidad y elegir para ello un e-mail genérico como el que ofrecen plataformas como Gmail, Hotmail o Yahoo. A pesar de que estas opciones son muy convenientes para uso particular por su comodidad y sencillez de uso, no es lo más recomendable en el entorno profesional, donde se necesitan en muchas ocasiones funcionalidades adicionales para las que el correo gratuito resulta muy limitado.

En este caso, lo más recomendable para una empresa o profesional particular es hacerse con un correo corporativo, una herramienta esencial para consolidar la imagen de marca y, definitivamente, una inversión que aporta un reseñable valor añadido al proyecto.

Normalmente, al contratar un servicio de hosting (para alojar una web, por ejemplo), el correo electrónico profesional se proporciona sin coste adicional, por lo que podemos tener un correo personalizado sin aumentar desproporcionadamente el presupuesto. Además, también se puede contratar únicamente el servicio de dirección de correo personalizada por un precio muy ajustado (según servidores).

Estos e-mails son completamente compatibles con todos los clientes de correo como Thunderbird, Outlook, Mail, y también se pueden gestionar desde Gmail o Hotmail si no estamos familiarizados con los anteriores. Además, se pueden administrar desde un “webmail”, un gestor de correo online para acceder desde cualquier conexión a Internet y que no necesita ninguna instalación, como Horde o Roundcube.

A continuación, te enumeramos cuáles son las ventajas del correo electrónico profesional frente a los correos gratuitos y por qué deberías pasarte al e-mail profesional.

1. Mejora tu imagen de marca y transmite la credibilidad de tu empresa

Una de las ventajas principales de contratar un servicio de correo electrónico propio es que podemos obtener una dirección de e-mail personalizada con estructura de [nombre propio o departamento] @ [nombre de tu dominio].[extensión de dominio].
Por ejemplo, podríamos crear una dirección de e-mail como: info[arroba]gacelaweb[punto]com.

La personalización de la dirección de correo electrónico es un valor muy positivo para generar confianza y profesionalidad a nivel de imagen de empresa ante usuarios y clientes. Es un detalle que hace que terceros puedan reconocerte como un profesional en tu sector de actividad, pues es indicativo de que se trata de un proyecto serio que desea consolidarse como un referente de solvencia.

De esta manera, utilizar como dirección de correo el dominio registrado de tu marca es una manera de proyectar una imagen corporativa que acompaña a la presencia online de la empresa.
Además, cuando un cliente te escriba o, al contrario, cuando seas tú quien se ponga en contacto con un cliente, tendrás la oportunidad de realizar un nuevo impacto para recordar el nombre de tu marca, lo que mejorará tu imagen como empresa, en lugar de dejar pasar la ocasión incluyendo el nombre de terceros, como Gmail o Yahoo.

Otro punto a considerar es que tu cliente no tendrá dudas sobre si tu dirección de e-mail se trata de un Gmail, Hotmail o Yahoo, ya que sabrá que tu dominio registrado es el propio nombre de tu empresa.

2. Permite tener un mayor control sobre la gestión y organización del envío de mensajes y boletines masivos

Otra razón para optar por un correo profesional es que algunos servidores o plataformas ofrecen gestión de newsletters, es decir, permiten escalonar el envío de e-mails desde el propio servidor para que la dirección de correo remitente no sea marcada como spam. Además, también ofrecen mayores opciones de seguridad en cuanto a la recepción de correos de spam o no deseados.

Además, si realizas campañas de e-mail marketing, al utilizar un correo con dominio propio, nuestras posibilidades de acabar en la bandeja de spam se reducen considerablemente. Esto se debe a que los filtros anti-spam son más permisivos con este tipo de direcciones de correo, que consideran en cierta manera más legítimas que las de un correo gratuito. Esto se debe a que las cuentas que se dedican al spam utilizan generalmente cuentas gratuitas, por lo que desmarcarnos de ellas es una buena idea.

Por otra parte, el correo propio mejora la organización interna de la empresa al permitir configurar varias cuentas con un mismo nombre de dominio, pero personalizadas según el nombre o el departamento. Es decir, podremos contar con una dirección rrhh@miempresa.com para el departamento de Recursos Humanos y otra dirección comercial@miempresa.com para el área de ventas, por ejemplo.

Así, podremos organizar de manera más eficiente las comunicaciones de nuestra empresa pues cada mensaje llegará al departamento que le corresponde, en lugar de pasar por una bandeja común en la que es más difícil gestionar quién es el responsable o destinatario de cada mensaje.
Además, si cada correo se identifica con un sector concreto de nuestra empresa, será más fácil para nuestros clientes saber a quién acudir y no perderemos tiempo reenviando comunicaciones entre departamentos.

3. Otorga mayores garantías de seguridad y privacidad en las comunicaciones

El e-mail corporativo cuenta con un sistema de protección contra ataques informáticos y virus más robusto que el que ofrece los correos electrónicos gratuitos. En el entorno digital, la seguridad es un pilar fundamental, y más si estamos realizando una actividad profesional en la que tratamos con información sensible, contenidos confidenciales o con datos que pueden ser utilizados para atentar contra la privacidad de nuestros clientes. Por ello, estas garantías extra de seguridad en nuestra información, nuestro equipo informático y nuestros dispositivos y los filtros más severos contra el spam y el malware son un punto a favor a tener muy en cuenta.

Por otra parte, el correo profesional permite tener acceso a una serie de datos sobre dónde se están almacenando: saber el nombre del nombre del servidor, la dirección IP y el nombre del host puede ser muy útil y es algo que no podemos conocer fácilmente a menos que hayamos contratado el servicio de correo propio. Esto es interesante porque no solo puedes saber dónde están tus datos, sino que también estás informado de dónde se está guardando la información que intercambias con tus clientes.

Sin duda, otro aspecto a destacar es que los correos profesionales no estás sujetos a los cambios en las políticas de privacidad de empresas como Google, en las que la privacidad de la información queda en gran medida a expensas de las acciones de las compañías externas, lo que no es el caso de los servidores contratados por los servicios de correo corporativo.

4. Puedes contar con la ayuda del servicio técnico más fácilmente

En un ámbito profesional, perder la comunicación con tus clientes porque el servicio de correo se ha caído puede suponer perjuicios económicos y una mala imagen para tu empresa. Por ello, es esencial poder recurrir a la ayuda de la plataforma de hosting en caso de que el correo no funcione a la perfección en todo momento, un plus que el e-mail gratuito no ofrece o, al menos, no de manera tan sencilla y eficiente.

Además, el soporte técnico podrá ayudarte, en la mayoría de los casos, en tu propio idioma y en un período de tiempo reducido, por lo que cualquier incidencia podrá resolverse con mayor rapidez y causando menos molestias e inconvenientes para tu negocio.

5. No pierdes ningún correo por falta de espacio de almacenamiento

Mientras que el correo genérico te ofrece espacio de almacenamiento limitado, a no ser que se pague por mayor capacidad, el correo profesional ofrece espacio de almacenamiento personalizado según las necesidades de la empresa.

Contar con el suficiente almacenamiento es un aspecto muy importante, ya que, si nuestra bandeja de correo está colapsada, podríamos llegar a perder algún e-mail importante, un caso que puede resultar muy perjudicial para nuestro negocio.

6. Tienes mayores posibilidades de configuración

El correo corporativo ofrece configuraciones adicionales para mejorar la gestión y la seguridad en las comunicaciones de tu negocio, como la opción de escoger el protocolo IMAP (por el que los mensajes se almacenan en el servidor de correo electrónico) o POP3 (en el que los mensajes se descargan en cada dispositivo conectado y se almacenan de manera local).
Esta elección se debe llevar a cabo de acuerdo a las necesidades de la empresa y de los usuarios que estén usando esa cuenta en conjunto.

Además, se pueden hacer redirecciones de correo y copias de correo entrante y saliente de otras cuentas para que lleguen a la bandeja de correo que más nos convenga.

Por todo ello, es recomendable optar por un servicio de correo profesional, ya que repercutirá muy positivamente en la gestión de nuestro negocio, mejorará la imagen de nuestra empresa y nos ayudará a consolidarnos como referente en nuestro sector.