Tipos de protocolos de correo electrónico
Es muy común que, cuando queremos configurar nuestro correo profesional en un cliente (o también conocido como gestor de correo), nos encontremos ante varios protocolos distintos, los más usados POP3, IMAP, SMTP o Exchange.Es importante, en este sentido, distinguir las funciones de cada uno de ellos a fin de sacarle el máximo partido tanto al servidor de correo como a nuestros clientes y por supuesto, aumentar nuestra organización y productividad.
A continuación, vamos a describir los protocolos de correo electrónico más comunes en nuestros días y sus funcionalidades.
Protocolo SMTP
Comenzamos por el que, quizá, sea el protocolo más utilizado gracias a su sencillez. En el SMTP, o Simple Mail Transfer Protocol, toda la comunicación bajo este protocolo va cifrada en el conocido (y también antiguo) código ASCII.
SMTP suele utilizarse sobre todo en los servidores de salida de correo, siendo muy frecuente compararlo con el cartero que lleva nuestras cartas desde el buzón, donde las depositamos en la calle, hasta la central de reparto.
Este protocolo nació en 1982 y, hoy en día, sigue siendo uno de los más utilizados por su simpleza y eficacia. Eso sí, exceptuando que tengas un servidor propio, la mayoría de los servidores que ofrecen este protocolo suelen establecer un límite de mails que puedes enviar a diversos destinatarios. Si superas este límite, puedes ser incluido en listas de Spammers o blacklist tanto en tu propio servidor como en el de los receptores del correo.
Protocolo POP3
POP3, cuyo nombre completo es “Post Office Protocol”, es el protocolo de correo más antiguo, ideado cuando la conexión a Internet era eventual y no muy estable.
Este protocolo realiza conexiones puntuales al servidor para descargar el contenido del mismo en el dispositivo del usuario, permitiendo que todos los correos almacenados en el servidor se descarguen en el disco duro del dispositivo (PC, móvil, Tablet, etc.). Esto ocurre siempre exceptuando que el usuario seleccione la opción de mantener una copia en el servidor.
La ventaja fundamental de este protocolo es que, como hemos comentado, al descargarse los correos en el dispositivo, permite tener un control más exhaustivo del peso del servidor. Con esta configuración, siempre podremos entrar al servidor y eliminar lo que creamos conveniente, sin miedo a quedarnos sin algún correo fundamental, pues se mantendrán en el dispositivo.
La gran desventaja de este protocolo es que no permite tener una sincronización de los correos en varios dispositivos. Esto es, las carpetas que creemos, por ejemplo, en nuestro ordenador no se verán reflejadas en nuestro móvil o Tablet. Asimismo, los correos leídos aparecerán sin leer en otro dispositivo donde lo tengamos configurado en este protocolo.
Protocolo IMAP
IMAP (Internet Message Access Protocol) es un protocolo de correo más moderno que POP3 y que permite cierta sincronización entre dispositivos, fomentando la productividad, la movilidad y la comodidad del usuario. IMAP, frente a POP3, se acerca más a las necesidades actuales de gestión multidispositivo.
Este protocolo nos permite, explicado de manera muy simplificada, “trabajar sobre el servidor”, de tal manera que, por ejemplo, los correos que leamos en cualquier dispositivo configurado en IMAP aparecerán como leídos en los demás dispositivos bajo este protocolo. Lo mismo ocurrirá con las carpetas que creemos, los mensajes que enviemos o que eliminemos. Todo lo que hagamos en una cuenta configurada en IMAP se reflejará en los demás dispositivos donde esté implementada con este protocolo.
La desventaja de este tipo de sistema es el almacenaje. IMAP mantiene guardados todos los correos en el servidor, excepto que los eliminemos y, por tanto, es fácil sobrepasar los límites de espacio o disco duro. Si esto sucede, puede dar lugar a saturaciones del servidor o a que necesitemos contratar más espacio.
Por tanto, siempre es recomendable que, aunque trabajemos en IMAP, realicemos copias locales regularmente y eliminemos del servidor aquellos mails innecesarios con el objetivo de respetar, en la medida de los posible, el espacio de almacenaje de nuestro servidor.
IMAP, frente a otros protocolos más modernos, no permite sincronizar otras funcionalidades que pueden proporcionar tanto los clientes de correo como lo servidores: calendarios, tareas, contactos, etc.
Protocolo Exchange
Exchange es una versión comercial del protocolo IMAP. Por esta razón, encontramos similitudes en cuanto al funcionamiento: se sincroniza en todos los dispositivos y los correos se guardan en el servidor.
Sin embargo, para poder usar este protocolo, el cliente o gestor de correo (Outlook, Thunderbird, Mail, etc.) debe tener activado Exchange ActiveSync que permite sincronizar toda la información (correos, tareas, contactos, calendarios colaborativos, etc.).
Esta es la principal ventaja que ofrece Exchange frente a otros protocolos que, igualmente, ofrecen sincronización como es el caso de IMAP. No solo sincroniza el correo sino también otras herramientas de productividad.
Además, según las versiones y los servidores, también puede pedirse al cliente que Exchange funcione como el protocolo POP3, es decir, que descargue los correos en local (en el dispositivo).
Este tipo de protocolo suele usarse en el ámbito empresarial, sobre todo en grandes compañías, ya que favorece otras funciones como la sincronización de la agenda y permite una movilidad y una productividad mayores que protocolos más antiguos. De ahí deriva el auge que están teniendo algunas herramientas como las proporcionadas por Microsoft, aunque la mayoría son de pago.
En cualquier caso, y sea cual sea la configuración que elijamos, siempre es recomendable utilizar servidores de calidad que ofrezcan diversos protocolos de configuración del correo electrónico profesional. De esta manera, se consigue una mayor productividad para la compañía y, sobre todo, una mejor organización y seguridad en tu correo.
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