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Configurar Firmas HTML Outlook

Cómo insertar firmas HTML en Outlook

Outlook es, quizá, el gestor de correo más utilizado y también uno de los más peculiares en cuanto a sus funciones. Por ello queremos darte unas pautas para que puedas insertar tu firma HTML en este gestor con sencillez.

Para introducir tu firma en este gestor, debes tener creado previamente el archivo de extensión .html con el diseño de tu firma. Te recomendamos que este documento lo guardes en el escritorio de tu ordenador para tener mayor accesibilidad al mismo.



Es importante tener en cuenta que, pese a que tengas tu archivo HTML creado con el diseño de tu firma, tendrás que crear otro archivo (en esta ocasión .htm) a través de Outlook para que tu firma sea visible.

Aunque parezca difuso, este proceso te será muy fácil si sigues los siguientes pasos:

 

Primer paso:

Abrimos nuestro programa Outlook y clicamos en la opción “archivo” situada arriba a la izquierda de la interfaz.

Dentro de esta pestaña Outlook nos va a ofrecer varios apartados (situados en la barra lateral de navegación izquierda). Deberemos pinchar con nuestro ratón sobre la penúltima sección llamada “Opciones”.

 

Firma HTML en Outlook

 

Segundo paso:

Se nos abrirá una ventana emergente con varias opciones de configuración. Entre todas ellas, debemos hacer clic en la segunda que aparece con el nombre de “correo”.

 

pasos firma en HTML

 

Dentro de esta sección, encontraremos diversas opciones entre las cuales deberemos seleccionar “firmas” que se encuentra dentro de la primera subsección “redactar mensajes”.

 

Configuracion Firma Outlook



Tercer paso:

Una vez hecho el clic en “firmas” nos aparecerá una pantalla donde debemos crear y nombrar nuestra firma. Para ello pincharemos sobre el botón “nueva”.

 

Creacion Firmas Outlook

 

Nos aparecerá una pequeña ventana donde debemos insertar el nombre de nuestra firma, sin dejar espacio entre palabras.

 

Nombrar Firmas en Outlook

 

Cuarto paso:

Con esto ya hemos creado el archivo que recogerá la firma html en los directorios de nuestro ordenador. Para llegar a él debemos acceder a la carpeta Appdata.

Esta carpeta suele estar oculta en Windows. Para localizarla, bastará con abrir cualquier carpeta de tu PC. Una vez dentro, en el panel superior, debemos seleccionar la pestaña “vista”, situada arriba a la izquierda junto las opciones de “archivo”, “inicio” y “compartir”. Y clicar la opción “elementos ocultos”.

 

Archivo con Firma Outlook

 

La interfaz puede variar dependiendo de la versión de Windows que utilicemos, (la actual captura corresponde con la versión de Windows 10).

Ahora la carpeta Appdata ya está visible y solo falta acceder a ella. Existen dos caminos alternativos, uno más largo y otro más corto.

  • Opción larga para acceder a la carpeta Appdata:

Accedemos a la carpeta Equipo (podemos encontrarla en la búsqueda de Windows). Una vez dentro debemos acceder a disco local o unidad C:

 

Insertar Firmas en Outlook

 

 

Dentro de C: nos aparecerán varias carpetas, entre las que encontraremos la de “usuarios”. En esta aparecerá la subcarpeta con el nombre de tu user o propietario. Clica en ella y encontrarás la carpeta “Appdata”.

 

Encontrar Firmas Html en Outlook

 

Ruta larga para acceder a Appdata: Este equipo > disco local C: > Usuarios > carpeta con nuestro nombre > appdata.

Esta carpeta se divide a su vez en tres más: “local”, “locallow” y “roaming”. Dentro de esta última es donde debemos hacer clic.

 

Carpetas Firmas Outlook

 

Una vez dentro pincharemos en la carpeta “Microsoft”.

 

Proceso Incluir firmas outlook

 

Y ya dentro de la carpeta Microsoft encontraremos otra llamada “Signatures”. Aquí aparecerá nuestra nueva firma creada en 3 tipos de archivos (.htm,.rtf,.txt) junto con una carpeta.

 

Nombre de tu Firma Outlook

Introducir Firma formato Html Outlook

 

Ruta dentro de Appdata: Roaming > Microsoft > Signatures.

  • Opción corta para acceder a la carpeta appdata:

Puedes presionar el botón de Windows de tu teclado junto la tecla R y te aparecerá una pequeña ventana en la esquina inferior izquierda de tu pantalla con la carpeta de “Appdata”. Pulsa aceptar y ya estarás dentro.

 

Establecer Firma Html

 

Quinto paso:

De los 3 archivos que se encuentren dentro de la carpeta “signatures” debemos abrir el .htm en un bloc de notas. Tu archivo tendrá un aspecto parecido al siguiente:

 

Codigo Firma Html

 

Dentro de este archivo debes buscar las etiquetas <body> y </body> (que encontrarás al final del documento .txt) y borrar el código que se muestren entre ambas.

 

Etiquetas para Firma Outlook

 

Sexto paso:

Ahora deberás abrir, con un bloc de notas, el diseño de tu firma html que, previamente, tendrás creado en tu ordenador. Para ello simplemente bastará con ir al icono del archivo y con el botón derecho seleccionar “Abrir con” y después “Bloc de notas”.

De nuevo tienes que buscar las etiquetas de apertura y cierre de body (<body> y </body>) y copiar el código que se encuentre entre ellas.

Una vez lo tengas copiado debes pegarlo en el archivo .htm, que hemos abierto previamente en el anterior proceso, en tu carpeta de signatures dentro de dichas etiquetas (<body> y </body>).
Cuando lo tengas pegado debes clicar en archivo (situado en la barra de opciones superior) y guardar los cambios.

 

Guardar Firma Html Outlook

 

Séptimo paso:

Ya en Outlook, dentro de la pestaña “firmas y plantilla” (recuerda ruta: archivo > opciones > correo > firmas) aparecerá tu firma.

 

Diseño Firma Outlook

 

En los desplegables de la pestaña debes cambiar de la opción (ninguno) a tu firma.

 

Datos Firma Html Outlook Resultado final Firma Outlook

 

Con estos pasos ya puedes disfrutar de tu firma profesional en Outlook.



No obstante, si necesitas un correo profesional para tu empresa, cuenta con Gacelaweb. Somos expertos en soporte y contamos con los mejores servidores ¡Contáctanos!

 

¿Tienes dudas sobre otras configuraciones de correo? Quizá busques:

 ¿Cómo configurar cuentas de correo en Outlook?

 ¿Cómo configurar cuentas de correo en Android?

 ¿Cómo configurar cuentas de correo en Iphone?

 Otros tutoriales de soporte

 

 

Comments (33)

  • Hola,
    Gracias por tu post, mi duda es que al entrar en la carpeta Microsoft no me aparece la carpeta Signatures con la firma ya creada, ¿cómo puedo solucionarlo?
    Gracias.

    • Buenos días Macarena,

      Para poder visualizar la carpeta debes acceder a Mi PC y seguir la siguiente ruta de carpetas -> Disco local C – Usuarios – (tu usuario) – appdata – Roaming – Microsoft – Signatures.

      Para que te aparezca, es necesario que, dentro del menú superior de opciones, en la pestaña «Vista», actives Elementos Ocultos, ya que, si está sin marcar, no podrás ver estas carpetas. (Puedes revisar esto en el paso 4 del artículo).

      Esperamos que te haya sido útil.

      Un saludo!

      Equipo de Gacelaweb

    • Buenas tardes Catalina,

      Entendemos que al encontrar el archivo .htm, lo has abierto con el bloc de notas y, seguramente, lo que estés viendo es texto en código. Para encontrar la parte de body, simplemente puedes ir al menú “Edición” (en el menú superior del bloc de notas) y clicar en “Buscar”. Se te abrirá una “ventana” donde puedes poner el siguiente texto <body. Después clica en “buscar siguiente” y te localizará la parte referente al body en el código.

      Esperamos haberte ayudado

      Equipo Gacelaweb

    • Buenos días,

      Tienes que comprobar que el código HTML está correcto antes de usarlo para la inserción en tu Outlook.
      Según nos indicas (entendemos que por web te refieres a una carpeta del FTP del Hosting), es muy posible que el HTML de tu firma no tenga la ruta correcta a la imagen. Revisa la URL del código HTML para ver si está llamado correctamente a la imagen, es muy posible que el problema esté ahí.

      Esperamos haberte ayudado 🙂
      Equipo Gacelaweb

  • He abierto el archivo Html en block de notas, pero no aparece
    (cabe señalar que eso si aparecen el archivo htm de la carpeta signatures), entonces la pregunta que cosa pego entre ambos códigos.

    • Hola César,

      Tienes que tener abierto tanto el archivo .html de la firma que has creado como el .htm que aparece en la carpeta de signatures. A partir de ahí, debes seguir todos los pasos a partir del quinto de nuestro tutorial, es decir, borrar el código existente en el archivo .html entre < body > y < /body > y copiar (en el archivo .htm) lo que está entre < body > y < /body > de tu archivo .html (el de la firma que has creado, hay más detalles en nuestro sexto paso).

      Esperamos haberte ayudado. 🙂

      Equipo Gacelaweb.

  • Como hago para que outlook no me comprima la imagen cual es la resolución recomendable, los dpi, o los pixeles de ancho y alto no logro dar con el ideal, ya que cuando envió el correo me reduce la calidad de la imagen.

    • Hola Douglas,

      En principio Outlook sólo comprime imágenes cuando la firma se ha establecido de manera directa, es decir, sin html. En el caso de insertar una firma en html esta siempre respetará la calidad y los dpi con la que hayas subido la imagen al servidor ya que, en realidad, lo único que hace Outlook es llamar a la imagen que tienes en dicho servidor. Por tanto, entendemos que, si estás insertando la firma correctamente en html con los códigos bien establecidos y las imágenes subidas a un servidor, no deberías tener problemas en este aspecto.

      En cuanto a la calidad de la imagen que debes establecer, dependerá mucho del tiempo de carga que quieras, calidad que necesites y del servidor que la esté soportando.

      No obstante, si necesitas que lo revisemos con más profundidad escríbenos a info@gacelaweb.com

      Esperamos haberte ayudado 🙂

      Gracias

      Equipo Gacela

  • Buenas, sigo todos los pasos pero al momento de comprobar la firma no me trae la imagen, coloco el codigo en un lector de html y me trar la imagen exacto como quiero pero no es asi en outlook. Puedo estar colocando mal el link de la imagen o que puede ser?

    • Hola Diego,

      Aunque es dificil concretar una causa concreta sin ver el html, sería necesario revisar la url de la imagen, comprobando que esté en la carpeta correspondiente en tu servidor y que, además, no se disponga de ningún espacio o caracter extraño (ñ, acentos, etc.). También es recomendable analizar si la imagen la está cogiendo en un archivo local o en el servidor (debe coger la imagen siempre del servidor).

      Un truco para saber si estás cogiendo la dirección correcta de la imagen es abrir la url en un navegador (asegúrate que no sea una dirección de local).
      No obstante, los factores de error pueden ser múltiples y no sólo deberse a la url de la imagen, como te indicamos es muy dificil saberlo sin visualizar el html.

      Si necesitases ayuda con más profundidad puedes escribirnos a info@gacelaweb.com

      Esperamos haberte ayudado 🙂

      Gracias

      Equipo Gacelaweb

    • Hola Lucía,

      Seguramente las imágenes no estén correctamente subidas al servidor o que la ruta que tengas puesta en el html no estén llamando a la URL de las imágenes subidas.

      Las imágenes de la firma tienen que estar subidas al servidor y en el código de html tienen que estar las rutas correctas.

      Puedes comprobar si la ruta de las imágenes es correcta copiando y pegando la URL de las imágenes subidas en la URL del navegador.

      Esperamos que te sirva de ayuda.

      ¡Un saludo!

      Equipo Gacelaweb

    • Hola Andrea,

      Por lo que nos comentas pueden estar sucediendo dos cosas: que la imagen no guarde relación de aspecto con el tamaño que indicas en el HTML o que las medidas que has puesto en el HTML no estén correctas.
      Lo ideal sería que la imagen tenga la misma medida que indicas en el HTML.

      Por otro lado, revisa la calidad de la imagen, pues si se ve borrosa puede ser que la resolución sea más baja de lo que le corresponde al tamaño para que se vea nítida.

      Un saludo,

      El equipo de Gacelaweb.

  • Hola,
    Por favor, a ver si me puedes ayudar. Tengo un generador de firma online y cuando copio la firma, que incluye logo y links, y la pongo en Outlook en local, el resultado es que me deforma el logo y los iconos de los links, además de aparecer todos los vínculos subrayados. ¿Cómo puedo instalar esta firma y que se vea correcta en Outlook en local? He hecho pruebas con plataformas en la nube y en estas sale bien (al margen de los vinculos subrayados) Pero si me envío un email con la firma correctar y lo recibo en Outlook en local, también me deforma la firma al abrir ese correo.
    Agradecería mucho cualquier ayuda, porque ya me trae de cabeza.
    Gracias.

    • Hola Sonia,

      Si optas por la opción de crear tu firma con alguna de las herramientas online disponibles (nosotros recomendamos la opción de crear el fichero en HTML sin programas), puedes comprobar una serie de aspectos para ver si solucionas el error con alguno de ellos:

      – Comprueba que las imágenes o logos que utilices estén en formato .PNG, con un ppp máximo de 72 y correctamente subidas al servidor.

      – Comprueba también que en el HTML se guarde la proporción que tienen tus imágenes. Si estos valores no son proporcionales, predomina el que establezca el HTML por lo que puede llegar a deformarlas.

      Esperamos que te sirvan nuestros comentarios. Si necesitas que revisemos o creemos un HTML no dudes en solicitarnos más información a: info@gacelaweb.com

      Un saludo,

      El equipo de Gacelaweb

  • Buenas Tardes,

    Muchas Gracias por el apoyo me fue de mucha utilidad pero tengo un pequeño detalle en mi firma.
    Ya tengo correctamente la imagen en mi servidor y la creación del html ya que al abrir el archivo se ve perfectamente con mi logo y datos.

    Al crear un correo nuevo con la firma asignada, no aparece la imagen y me dice que fue removida o cambio la ruta de la imagen y no aparece en mi computadora o en el correo nuevo.

    Al enviar el correo así, ya la puedo ver dentro de mi firma,

    Solo el detalle aparece en el correo nuevo.

    Como puedo hacer para que aparezca en mi correo?

    • Buenos días Óscar,

      Realmente no entendemos muy bien el problema que te está dando Outlook. Si la ruta está bien establecida, Outlook debe cogerla correctamente. Si no es así puede deberse a que estés seleccionando un archivo erróneo o que lo hubieras creado anteriormente con el mismo nombre. Asegúrate de darle un nombre nuevo y meterlo en la carpeta correcta para que Outlook pueda leerlo.

      No obstante, si necesitas que revisemos o creemos el HTML de nuevo, no dudes en solicitarnos más información a: info@gacelaweb.com

      Esperamos serte de ayuda. 🙂

      Un saludo,

      El equipo de Gacelaweb

  • Estimados! Seguí los pasos y no logro que aparezca en la firma Del iPhone una imagen (jpg que tengo guardada en la Pc). No sé cómo hacer para que la imagen este subida al servidor.
    Me podrán ayudar?
    Gracias!

    • Hola Martin,

      La firma a la que hace referencia este artículo es para el cliente de correo Outlook. Hacemos referencia a como insertar una firma en el código html desde el gestor de Outlook.

      Las imágenes que estén insertas en el código, han de tener la ruta de la ubicación que tenga la imagen en el servidor. Para subir estas imágenes al servidor puedes utilizar la herramienta que tenga tu servidor u otro software que permita trasferir archivos FTP.

      Si te surgen más dudas, no dejes de consultarlos a info@gacelaweb.com.

      Un saludo!

      Equipo de Gacelaweb

  • Estimado Tengo mi correo outlook en la oficina. Pero el momento que ingreso al correo desde casa no me aparecen las firmas que tengo ya grabadas, esta en blanco.

    • Hola Álvaro,

      Lamentablemente, al igual que pasa con la configuración de las cuentas de correo, las firmas no se sincronizan entre dispositivos. En este caso, tendrás que volverlas a configurar en el Outlook del dispositivo que uses en casa.

      Esperamos haberte ayudado.

      Equipo Gacelaweb

  • Cuando abro el archivo png que he guardado con la firma, y lo abro en el bloc de notas me sale en un idioma muy raro, y no me encuentra la palabra <boody en el buscador. Que tengo que hacer?

    • Hola Marti,

      No comprendemos muy bien en qué punto del proceso estás, pero te recordamos que has de tener la firma correctamente en HTML de forma previa al proceso. Las imágenes que quieras usar para la firma, han de estar correctamente subidas a un servidor y en el HTML tienen que estar las rutas a dichas imágenes. Puedes probar si la ruta es correcta, copiando y pegando la URL en un navegador. Si está correctamente subido, se vería la imagen.

      Esperamos haberte ayudado.

      Un saludo,

      El equipo de Gacelaweb.

  • Hola muy bueno el post,
    En mi caso cuando llego al paso de la carpeta de firma, y me meto en ella me aparece tres archivos pero ninguno con el formato que vosotros decís; me aparece .xml y .thmx pero no .htm??? y claro en los otros dos no aparece el tema del body

    Que es lo que estoy haciendo mal???

    • Hola Francisco,

      En primer lugar, muchas gracias por tu consulta esperamos poder resolverla satisfactoriamente. Una vez hemos llevado la primera parte del proceso 4, en la ruta: AppData>Roaming>Microsoft>Signatures debería aparecerte el fichero .htm (normalmente aparece con el icono del navegador). Dentro de la carpeta de Signatures te aparecerá una carpeta con el nombre de tu firma y es ahí donde están ubicados los ficheros que mencionaste en .xml y .thmx. Es por ello, que queremos destacar que el fichero que estás buscando, es decir, el fichero .htm no está dentro de la carpeta que tiene el nombre de tu firma, sino fuera de ella y dentro de la carpeta Signatures.

      Esperamos haberte ayudado 🙂

      Equipo Gacelaweb.

  • Hola buenos días, Gracias por compartir conocimiento lo primero, es una gran ayuda en estos contenidos donde muchos de nosotros estamos totalmente pez.
    Tengo una pagina web con mis establecimientos de turismo rural. En ella un formulario de contacto y reserva. Cuando me escriben desde ahí para solicitar información y yo le doy a responder desde mi outlook la firma no me aparece. Esta firma la acabo de configurar y actualizar y sale normal en todos los correos que me envían menos los que vienen de mi propio formulario de contacto. Como firma, y solo al contestar estos, aparece el dominio del sitio web…todo lo demás estupendo. sabéis que tengo que configurar o a que es debido….me esta volviendo loco esto con lo contento que estaba con mi firma nueva y no me funciona en lo más importante.
    Muchas gracias y un saludo

    • Muy buenas Francisco,

      Lo cierto es que nos extraña esa circunstancia pues es algo que, en principio, no debería pasar.
      Se nos ocurre que podrías estar tratando de responder desde el formulario a través de otra cuenta de correo.
      La firma va adjunta a una cuenta de email, y no al programa de outlook como tal, por lo que, aunque respondas desde el cliente de correo (outlook), puedes no estar usando la cuenta de correo que tiene asociada la firma.
      Asegúrate, siempre que se esté dando esta situación, de que respondes desde la cuenta de correo que tiene la firma.

      Esperamos haberte sido de ayuda,

      Un saludo,
      Equipo de Gacelaweb

  • William Daniel Narvaez

    Estoy intentado colocar a la tabla o las celdas una imagen de fondo, cuando ejecuto el HTML si funciona pero cuando lo ejecuto en Outlook no funciona.

    • Muchas gracias William por tu comentario.

      ¿Es posible que no esté subido en le servidor correctamente? Necesitaríamos algo más de información para entender por qué no le está funcionando. Si necesitas que te ayudemos, te invito a que pases por la sección de contacto y nos dejes un correo con más información sobre tu problema.

      Un saludo,
      Equipo de Gacelaweb

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