Cómo insertar firmas HTML en Outlook
Outlook es, quizá, el gestor de correo más utilizado y también uno de los más peculiares en cuanto a sus funciones. Por ello queremos darte unas pautas para que puedas insertar tu firma HTML en este gestor con sencillez.
Para introducir tu firma en este gestor, debes tener creado previamente el archivo de extensión .html con el diseño de tu firma. Te recomendamos que este documento lo guardes en el escritorio de tu ordenador para tener mayor accesibilidad al mismo.
Es importante tener en cuenta que, pese a que tengas tu archivo HTML creado con el diseño de tu firma, tendrás que crear otro archivo (en esta ocasión .htm) a través de Outlook para que tu firma sea visible.
Aunque parezca difuso, este proceso te será muy fácil si sigues los siguientes pasos:
Primer paso:
Abrimos nuestro programa Outlook y clicamos en la opción “archivo” situada arriba a la izquierda de la interfaz.
Dentro de esta pestaña Outlook nos va a ofrecer varios apartados (situados en la barra lateral de navegación izquierda). Deberemos pinchar con nuestro ratón sobre la penúltima sección llamada “Opciones”.
Segundo paso:
Se nos abrirá una ventana emergente con varias opciones de configuración. Entre todas ellas, debemos hacer clic en la segunda que aparece con el nombre de “correo”.
Dentro de esta sección, encontraremos diversas opciones entre las cuales deberemos seleccionar “firmas” que se encuentra dentro de la primera subsección “redactar mensajes”.
Tercer paso:
Una vez hecho el clic en “firmas” nos aparecerá una pantalla donde debemos crear y nombrar nuestra firma. Para ello pincharemos sobre el botón “nueva”.
Nos aparecerá una pequeña ventana donde debemos insertar el nombre de nuestra firma, sin dejar espacio entre palabras.
Cuarto paso:
Con esto ya hemos creado el archivo que recogerá la firma html en los directorios de nuestro ordenador. Para llegar a él debemos acceder a la carpeta Appdata.
Esta carpeta suele estar oculta en Windows. Para localizarla, bastará con abrir cualquier carpeta de tu PC. Una vez dentro, en el panel superior, debemos seleccionar la pestaña “vista”, situada arriba a la izquierda junto las opciones de “archivo”, “inicio” y “compartir”. Y clicar la opción “elementos ocultos”.
La interfaz puede variar dependiendo de la versión de Windows que utilicemos, (la actual captura corresponde con la versión de Windows 10).
Ahora la carpeta Appdata ya está visible y solo falta acceder a ella. Existen dos caminos alternativos, uno más largo y otro más corto.
- Opción larga para acceder a la carpeta Appdata:
Accedemos a la carpeta Equipo (podemos encontrarla en la búsqueda de Windows). Una vez dentro debemos acceder a disco local o unidad C:
Dentro de C: nos aparecerán varias carpetas, entre las que encontraremos la de “usuarios”. En esta aparecerá la subcarpeta con el nombre de tu user o propietario. Clica en ella y encontrarás la carpeta “Appdata”.
Ruta larga para acceder a Appdata: Este equipo > disco local C: > Usuarios > carpeta con nuestro nombre > appdata.
Esta carpeta se divide a su vez en tres más: “local”, “locallow” y “roaming”. Dentro de esta última es donde debemos hacer clic.
Una vez dentro pincharemos en la carpeta “Microsoft”.
Y ya dentro de la carpeta Microsoft encontraremos otra llamada “Signatures”. Aquí aparecerá nuestra nueva firma creada en 3 tipos de archivos (.htm,.rtf,.txt) junto con una carpeta.
Ruta dentro de Appdata: Roaming > Microsoft > Signatures.
- Opción corta para acceder a la carpeta appdata:
Puedes presionar el botón de Windows de tu teclado junto la tecla R y te aparecerá una pequeña ventana en la esquina inferior izquierda de tu pantalla con la carpeta de “Appdata”. Pulsa aceptar y ya estarás dentro.
Quinto paso:
De los 3 archivos que se encuentren dentro de la carpeta “signatures” debemos abrir el .htm en un bloc de notas. Tu archivo tendrá un aspecto parecido al siguiente:
Dentro de este archivo debes buscar las etiquetas <body> y </body> (que encontrarás al final del documento .txt) y borrar el código que se muestren entre ambas.
Sexto paso:
Ahora deberás abrir, con un bloc de notas, el diseño de tu firma html que, previamente, tendrás creado en tu ordenador. Para ello simplemente bastará con ir al icono del archivo y con el botón derecho seleccionar “Abrir con” y después “Bloc de notas”.
De nuevo tienes que buscar las etiquetas de apertura y cierre de body (<body> y </body>) y copiar el código que se encuentre entre ellas.
Una vez lo tengas copiado debes pegarlo en el archivo .htm, que hemos abierto previamente en el anterior proceso, en tu carpeta de signatures dentro de dichas etiquetas (<body> y </body>).
Cuando lo tengas pegado debes clicar en archivo (situado en la barra de opciones superior) y guardar los cambios.
Séptimo paso:
Ya en Outlook, dentro de la pestaña “firmas y plantilla” (recuerda ruta: archivo > opciones > correo > firmas) aparecerá tu firma.
En los desplegables de la pestaña debes cambiar de la opción (ninguno) a tu firma.
Con estos pasos ya puedes disfrutar de tu firma profesional en Outlook.
No obstante, si necesitas un correo profesional para tu empresa, cuenta con Gacelaweb. Somos expertos en soporte y contamos con los mejores servidores ¡Contáctanos!
¿Tienes dudas sobre otras configuraciones de correo? Quizá busques:
¿Cómo configurar cuentas de correo en Outlook?
¿Cómo configurar cuentas de correo en Android?
¿Cómo configurar cuentas de correo en Iphone?
Facundo
Excelente!
Macarena
Hola,
Gracias por tu post, mi duda es que al entrar en la carpeta Microsoft no me aparece la carpeta Signatures con la firma ya creada, ¿cómo puedo solucionarlo?
Gracias.
Gacelaweb1
Buenos días Macarena,
Para poder visualizar la carpeta debes acceder a Mi PC y seguir la siguiente ruta de carpetas -> Disco local C – Usuarios – (tu usuario) – appdata – Roaming – Microsoft – Signatures.
Para que te aparezca, es necesario que, dentro del menú superior de opciones, en la pestaña “Vista”, actives Elementos Ocultos, ya que, si está sin marcar, no podrás ver estas carpetas. (Puedes revisar esto en el paso 4 del artículo).
Esperamos que te haya sido útil.
Un saludo!
Equipo de Gacelaweb
Catalina
Al abrir el archivo de la firma sale como en otro idioma no encuentro el body
Gacelaweb1
Buenas tardes Catalina,
Entendemos que al encontrar el archivo .htm, lo has abierto con el bloc de notas y, seguramente, lo que estés viendo es texto en código. Para encontrar la parte de body, simplemente puedes ir al menú “Edición” (en el menú superior del bloc de notas) y clicar en “Buscar”. Se te abrirá una “ventana” donde puedes poner el siguiente texto <body. Después clica en “buscar siguiente” y te localizará la parte referente al body en el código.
Esperamos haberte ayudado
Equipo Gacelaweb
cyndy
Hola, sigo todas sus instrucciones pero la firma no trae la imagen que está alojada en mi sitio web, que podra ser?
Gacelaweb1
Buenos días,
Tienes que comprobar que el código HTML está correcto antes de usarlo para la inserción en tu Outlook.
Según nos indicas (entendemos que por web te refieres a una carpeta del FTP del Hosting), es muy posible que el HTML de tu firma no tenga la ruta correcta a la imagen. Revisa la URL del código HTML para ver si está llamado correctamente a la imagen, es muy posible que el problema esté ahí.
Esperamos haberte ayudado 🙂
Equipo Gacelaweb
Cesar
He abierto el archivo Html en block de notas, pero no aparece
(cabe señalar que eso si aparecen el archivo htm de la carpeta signatures), entonces la pregunta que cosa pego entre ambos códigos.
Gacelaweb1
Hola César,
Tienes que tener abierto tanto el archivo .html de la firma que has creado como el .htm que aparece en la carpeta de signatures. A partir de ahí, debes seguir todos los pasos a partir del quinto de nuestro tutorial, es decir, borrar el código existente en el archivo .html entre < body > y < /body > y copiar (en el archivo .htm) lo que está entre < body > y < /body > de tu archivo .html (el de la firma que has creado, hay más detalles en nuestro sexto paso).
Esperamos haberte ayudado. 🙂
Equipo Gacelaweb.
Douglas
Como hago para que outlook no me comprima la imagen cual es la resolución recomendable, los dpi, o los pixeles de ancho y alto no logro dar con el ideal, ya que cuando envió el correo me reduce la calidad de la imagen.
Gacelaweb1
Hola Douglas,
En principio Outlook sólo comprime imágenes cuando la firma se ha establecido de manera directa, es decir, sin html. En el caso de insertar una firma en html esta siempre respetará la calidad y los dpi con la que hayas subido la imagen al servidor ya que, en realidad, lo único que hace Outlook es llamar a la imagen que tienes en dicho servidor. Por tanto, entendemos que, si estás insertando la firma correctamente en html con los códigos bien establecidos y las imágenes subidas a un servidor, no deberías tener problemas en este aspecto.
En cuanto a la calidad de la imagen que debes establecer, dependerá mucho del tiempo de carga que quieras, calidad que necesites y del servidor que la esté soportando.
No obstante, si necesitas que lo revisemos con más profundidad escríbenos a info@gacelaweb.com
Esperamos haberte ayudado 🙂
Gracias
Equipo Gacela
Diego
Buenas, sigo todos los pasos pero al momento de comprobar la firma no me trae la imagen, coloco el codigo en un lector de html y me trar la imagen exacto como quiero pero no es asi en outlook. Puedo estar colocando mal el link de la imagen o que puede ser?
Gacelaweb1
Hola Diego,
Aunque es dificil concretar una causa concreta sin ver el html, sería necesario revisar la url de la imagen, comprobando que esté en la carpeta correspondiente en tu servidor y que, además, no se disponga de ningún espacio o caracter extraño (ñ, acentos, etc.). También es recomendable analizar si la imagen la está cogiendo en un archivo local o en el servidor (debe coger la imagen siempre del servidor).
Un truco para saber si estás cogiendo la dirección correcta de la imagen es abrir la url en un navegador (asegúrate que no sea una dirección de local).
No obstante, los factores de error pueden ser múltiples y no sólo deberse a la url de la imagen, como te indicamos es muy dificil saberlo sin visualizar el html.
Si necesitases ayuda con más profundidad puedes escribirnos a info@gacelaweb.com
Esperamos haberte ayudado 🙂
Gracias
Equipo Gacelaweb
lucia B
hola – porque la firma llega con todas las imágenes como un archivo adjunto?
Gacelaweb1
Hola Lucía,
Seguramente las imágenes no estén correctamente subidas al servidor o que la ruta que tengas puesta en el html no estén llamando a la URL de las imágenes subidas.
Las imágenes de la firma tienen que estar subidas al servidor y en el código de html tienen que estar las rutas correctas.
Puedes comprobar si la ruta de las imágenes es correcta copiando y pegando la URL de las imágenes subidas en la URL del navegador.
Esperamos que te sirva de ayuda.
¡Un saludo!
Equipo Gacelaweb
aaaa
Hola, la firma cuando la subo en el outlook se deforma el logo de la empresa, como que se amplia y se ve borrosa. Con estos pasos eso se solucionaria?
Gacelaweb1
Hola Andrea,
Por lo que nos comentas pueden estar sucediendo dos cosas: que la imagen no guarde relación de aspecto con el tamaño que indicas en el HTML o que las medidas que has puesto en el HTML no estén correctas.
Lo ideal sería que la imagen tenga la misma medida que indicas en el HTML.
Por otro lado, revisa la calidad de la imagen, pues si se ve borrosa puede ser que la resolución sea más baja de lo que le corresponde al tamaño para que se vea nítida.
Un saludo,
El equipo de Gacelaweb.
Sonia
Hola,
Por favor, a ver si me puedes ayudar. Tengo un generador de firma online y cuando copio la firma, que incluye logo y links, y la pongo en Outlook en local, el resultado es que me deforma el logo y los iconos de los links, además de aparecer todos los vínculos subrayados. ¿Cómo puedo instalar esta firma y que se vea correcta en Outlook en local? He hecho pruebas con plataformas en la nube y en estas sale bien (al margen de los vinculos subrayados) Pero si me envío un email con la firma correctar y lo recibo en Outlook en local, también me deforma la firma al abrir ese correo.
Agradecería mucho cualquier ayuda, porque ya me trae de cabeza.
Gracias.
Gacelaweb1
Hola Sonia,
Si optas por la opción de crear tu firma con alguna de las herramientas online disponibles (nosotros recomendamos la opción de crear el fichero en HTML sin programas), puedes comprobar una serie de aspectos para ver si solucionas el error con alguno de ellos:
– Comprueba que las imágenes o logos que utilices estén en formato .PNG, con un ppp máximo de 72 y correctamente subidas al servidor.
– Comprueba también que en el HTML se guarde la proporción que tienen tus imágenes. Si estos valores no son proporcionales, predomina el que establezca el HTML por lo que puede llegar a deformarlas.
Esperamos que te sirvan nuestros comentarios. Si necesitas que revisemos o creemos un HTML no dudes en solicitarnos más información a: info@gacelaweb.com
Un saludo,
El equipo de Gacelaweb
Oscar Martinez
Buenas Tardes,
Muchas Gracias por el apoyo me fue de mucha utilidad pero tengo un pequeño detalle en mi firma.
Ya tengo correctamente la imagen en mi servidor y la creación del html ya que al abrir el archivo se ve perfectamente con mi logo y datos.
Al crear un correo nuevo con la firma asignada, no aparece la imagen y me dice que fue removida o cambio la ruta de la imagen y no aparece en mi computadora o en el correo nuevo.
Al enviar el correo así, ya la puedo ver dentro de mi firma,
Solo el detalle aparece en el correo nuevo.
Como puedo hacer para que aparezca en mi correo?
Gacelaweb1
Buenos días Óscar,
Realmente no entendemos muy bien el problema que te está dando Outlook. Si la ruta está bien establecida, Outlook debe cogerla correctamente. Si no es así puede deberse a que estés seleccionando un archivo erróneo o que lo hubieras creado anteriormente con el mismo nombre. Asegúrate de darle un nombre nuevo y meterlo en la carpeta correcta para que Outlook pueda leerlo.
No obstante, si necesitas que revisemos o creemos el HTML de nuevo, no dudes en solicitarnos más información a: info@gacelaweb.com
Esperamos serte de ayuda. 🙂
Un saludo,
El equipo de Gacelaweb
Martin
Estimados! Seguí los pasos y no logro que aparezca en la firma Del iPhone una imagen (jpg que tengo guardada en la Pc). No sé cómo hacer para que la imagen este subida al servidor.
Me podrán ayudar?
Gracias!
Gacelaweb1
Hola Martin,
La firma a la que hace referencia este artículo es para el cliente de correo Outlook. Hacemos referencia a como insertar una firma en el código html desde el gestor de Outlook.
Las imágenes que estén insertas en el código, han de tener la ruta de la ubicación que tenga la imagen en el servidor. Para subir estas imágenes al servidor puedes utilizar la herramienta que tenga tu servidor u otro software que permita trasferir archivos FTP.
Si te surgen más dudas, no dejes de consultarlos a info@gacelaweb.com.
Un saludo!
Equipo de Gacelaweb
Alvaro
Estimado Tengo mi correo outlook en la oficina. Pero el momento que ingreso al correo desde casa no me aparecen las firmas que tengo ya grabadas, esta en blanco.
Gacelaweb
Hola Álvaro,
Lamentablemente, al igual que pasa con la configuración de las cuentas de correo, las firmas no se sincronizan entre dispositivos. En este caso, tendrás que volverlas a configurar en el Outlook del dispositivo que uses en casa.
Esperamos haberte ayudado.
Equipo Gacelaweb
Marti
Cuando abro el archivo png que he guardado con la firma, y lo abro en el bloc de notas me sale en un idioma muy raro, y no me encuentra la palabra <boody en el buscador. Que tengo que hacer?
Gacelaweb1
Hola Marti,
No comprendemos muy bien en qué punto del proceso estás, pero te recordamos que has de tener la firma correctamente en HTML de forma previa al proceso. Las imágenes que quieras usar para la firma, han de estar correctamente subidas a un servidor y en el HTML tienen que estar las rutas a dichas imágenes. Puedes probar si la ruta es correcta, copiando y pegando la URL en un navegador. Si está correctamente subido, se vería la imagen.
Esperamos haberte ayudado.
Un saludo,
El equipo de Gacelaweb.
Francisco
Hola muy bueno el post,
En mi caso cuando llego al paso de la carpeta de firma, y me meto en ella me aparece tres archivos pero ninguno con el formato que vosotros decís; me aparece .xml y .thmx pero no .htm??? y claro en los otros dos no aparece el tema del body
Que es lo que estoy haciendo mal???
Gacelaweb1
Hola Francisco,
En primer lugar, muchas gracias por tu consulta esperamos poder resolverla satisfactoriamente. Una vez hemos llevado la primera parte del proceso 4, en la ruta: AppData>Roaming>Microsoft>Signatures debería aparecerte el fichero .htm (normalmente aparece con el icono del navegador). Dentro de la carpeta de Signatures te aparecerá una carpeta con el nombre de tu firma y es ahí donde están ubicados los ficheros que mencionaste en .xml y .thmx. Es por ello, que queremos destacar que el fichero que estás buscando, es decir, el fichero .htm no está dentro de la carpeta que tiene el nombre de tu firma, sino fuera de ella y dentro de la carpeta Signatures.
Esperamos haberte ayudado 🙂
Equipo Gacelaweb.
Francisco
Hola buenos días, Gracias por compartir conocimiento lo primero, es una gran ayuda en estos contenidos donde muchos de nosotros estamos totalmente pez.
Tengo una pagina web con mis establecimientos de turismo rural. En ella un formulario de contacto y reserva. Cuando me escriben desde ahí para solicitar información y yo le doy a responder desde mi outlook la firma no me aparece. Esta firma la acabo de configurar y actualizar y sale normal en todos los correos que me envían menos los que vienen de mi propio formulario de contacto. Como firma, y solo al contestar estos, aparece el dominio del sitio web…todo lo demás estupendo. sabéis que tengo que configurar o a que es debido….me esta volviendo loco esto con lo contento que estaba con mi firma nueva y no me funciona en lo más importante.
Muchas gracias y un saludo
Gacelaweb1
Muy buenas Francisco,
Lo cierto es que nos extraña esa circunstancia pues es algo que, en principio, no debería pasar.
Se nos ocurre que podrías estar tratando de responder desde el formulario a través de otra cuenta de correo.
La firma va adjunta a una cuenta de email, y no al programa de outlook como tal, por lo que, aunque respondas desde el cliente de correo (outlook), puedes no estar usando la cuenta de correo que tiene asociada la firma.
Asegúrate, siempre que se esté dando esta situación, de que respondes desde la cuenta de correo que tiene la firma.
Esperamos haberte sido de ayuda,
Un saludo,
Equipo de Gacelaweb
William Daniel Narvaez
Estoy intentado colocar a la tabla o las celdas una imagen de fondo, cuando ejecuto el HTML si funciona pero cuando lo ejecuto en Outlook no funciona.
Gacelaweb1
Muchas gracias William por tu comentario.
¿Es posible que no esté subido en le servidor correctamente? Necesitaríamos algo más de información para entender por qué no le está funcionando. Si necesitas que te ayudemos, te invito a que pases por la sección de contacto y nos dejes un correo con más información sobre tu problema.
Un saludo,
Equipo de Gacelaweb
josefer
Cordial saludo, me sirvió de mucho la información para insertar firma en formato HTML al cliente de outlook, me funciona de maravilla. —- muchas gracias.
Tengo la siguiente duda como se hace para configurar la misma firma HTML pero ya en office 365 en Outlook versión WEB?
quedo atento.
Gacelaweb1
Hola Josefer,
Muchas gracias por tu comentario. Nos alegramos de que te haya sido de utilidad. Respecto a tu duda, hemos pensado realizar un tutorial sobre la versión web de Outlook. ¡Te sugerimos que estés atento a nuestros próximos posts! ?
Un saludo,
Equipo de Gacelaweb
Rosa
Hola,
Me ha sido de mucha ayuda este artículo cada vez que instalo Outlook en mis PC’s.
El paso a paso muy bien explicado.
Gracias.
Me falta poder insertar texto antes de la firma (logo, email,…) como un Gracias, Saludos,…
Gacelaweb1
Hola Rosa,
Es un placer haber podido ayudarte. Tomamos nota de tu valoración y la tendremos en cuenta de cara a nuestros próximos tutoriales.
¡Gracias por leernos y por dejarnos tu opinión!
Un saludo
Equipo de Gacelaweb
sergio
Hola, mi problema es que cuando envió un correo no me carga las imagenes. Las imagenes estan en un direcctorio Local dentro de la carpeta de outlook donde se genera el archivo html. Me podrían ayudar, gracias.
Gacelaweb1
Hola Sergio,
El problema reside en que las imágenes tienen que estar subidas a un servidor.
Al tener la imagen en local, no se tiene acceso a ella desde otros equipos.
Un saludo 🙂
El equipo de Gacelaweb.
Jonathan Ríos
Un gran aporte! muchas gracias
Gacelaweb1
Gracias Jonathan,
Nos alegra que haya sido de ayuda 🙂
Un saludo
Equipo de Gacelaweb