¿Cómo configurar firma en Outlook web (Office 365)?

No hay duda, de que el correo electrónico es uno de los principales medios de comunicación actual, sobre todo en el ámbito profesional. Por ello, cada vez más personas quieren sacarle el máximo partido a esta herramienta y una de las principales acciones es diseñando una firma con la cual puedan concluir sus correos electrónicos.

Una firma de correo sugerente y bien estructurada puede aportar grandes beneficios, tanto a nivel personal, como profesional. Algunas de las principales ventajas son las siguientes:

• Facilita centrar la atención del receptor a los datos más importantes: Nombre, datos de contacto, iconos sociales, enlace al sitio web, etc.
• Mejora la imagen corporativa: Las firmas permiten asociar más rápidamente la empresa, el departamento y la persona emitente del mensaje, mostrando profesionalidad y transparencia.
• Fuente de tráfico: Al incorporar enlaces tanto a las redes sociales como a sitios webs, puede potenciar el tráfico de esas URL’s finales y el aumento de la comunidad social.
• Protección legal: Algo que también es habitual es añadir al final de la firma un aviso de confidencialidad y protección de datos. Con esto, se puede avisar al receptor en el caso de que haya recibido el mensaje por error de que es una información privada y confidencial y por lo tanto, debe borrar el mensajes.

Como se puede ver, incorporar una firma a tu correo electrónico es una gran manera de mejorar la carta de presentación que des ante los destinatarios de ese mensaje. Además, es un proceso bastante fácil y rápido.

En entradas anteriores, ya os explicamos cómo incorporar una firma HTML en Outlook y continuando con esta línea, comentaremos seguidamente cómo configurar una firma en la versión web (Office 365) de Outlook y cómo crear una desde la propia herramienta.

Insertar firma en Outlook web (Office 365)

La herramienta de Outlook es posible utilizarla tanto descargándola en el equipo o desde su versión web. Para acceder a su versión web, es decir, desde Google o cualquier otro navegador, una de las principales formas es desde la suite de Microsoft conocida como Office 365. Pero, ¿qué es exactamente el Office 365?

El Office 365 es una solución que fue lanzada por Microsoft en 2011, con el fin de sustituir lo que en el pasado se conocía como Microsoft Business Productivity Online Suite. Esta suite permite trabajar desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mundo con las principales herramientas tanto documentales como ofimáticas como pueden ser: Word, PowerPoint, Excel, OneNote y por supuesto, Outlook.

Entonces, si queremos trabajar con la versión web que ofrece el Office 365 de Outlook, ¿cómo podemos agregar una firma en el correo electrónico?

El proceso es diferente en función de si ya se tiene prediseñada una firma en HTML o por lo contrario, se quiere diseñar desde cero en esta herramienta. Te explicamos a continuación ambas alternativas.

Configurar firma HTML en Outlook web (Office 365)

Desde el panel de Office 365, lo primero que podemos ver en el menú de la izquierda son todas las herramientas que se pueden utilizar desde esta suite de Microsoft. Entre ellas, se encuentra Outlook. Una vez abierto Outlook, en la barra de herramientas ubicada en la parte superior de la pantalla, se puede ver un icono de un engranaje y si pulsamos sobre él, aparecerá una lista de opciones de Configuración de Outlook. Al final de este listado, observaremos la opción ‘Ver toda la configuración de Outlook’, hay que pulsar ahí.

PASO 1

PASO 2:

PASO 3:

Tras pulsar este enlace, se abrirá una ventana con varias posibilidades. Para encontrar la configuración de la firma, se debe ir a Correo > Redactar y responder. Allí, existirá una opción de Crear y editar firmas.

Una vez tengamos creada la firma en HTML, pegaremos el código en el blog de notas de nuestro equipo y lo guardaremos “con el nombre que deseemos + .html”. Por ejemplo: Firma-marketing-gacelaweb.html . Tras guardarla, abriremos el archivo desde un navegador (ya sea Chrome, Firefox…) con la opción ‘Abrir con’ que aparece pulsando al botón derecho sobre el archivo y una vez abierto el documento en el navegador, seleccionaremos toda la firma al completo y daremos botón derecho, copiar (o CTRL+C si se prefiere usar comandos de PC).

Después de copiar la firma, volveremos al panel de Outlook y lo pegaremos en el recuadro de escritura y justo encima, le asignaremos un nombre a la firma para poder identificarla más tarde.

Tras comprobar que todos los caracteres de la firma se hayan copiado adecuadamente (algo importante es confirmar que mantiene los enlaces), le daremos al botón de ‘Guardar’ y ya tendríamos nuestra firma creada.

PASO 4:

Pero, ¿cómo la insertamos en el correo electrónico?

Para esto tenemos varias opciones. Desde el mismo panel en el que ya estábamos, se puede observar que un poco más abajo existe la opción de ‘Seleccionar firmas predeterminadas’ en este bloque podremos asignar una firma por defecto tanto para mensajes nuevos como para reenvíos y respuestas. La que se selecciona aquí, será la que aparezca cuando se pulse en ‘Mensaje nuevo’ o en ‘Responder’ o ‘Reenviar’ siempre.

Otra de las opciones, sino se desea asignar una predeterminada, por si se necesita ir eligiendo entre varias firmas, es seleccionarla cuando se vaya a escribir el nuevo mensaje. Para esto, pinchamos en los tres puntos que aparecen en la parte de arriba cuando vas a enviar un correo, es decir, en la barra donde está escrito ‘Enviar’, ‘Adjuntar’, ‘Descartar’ y los tres puntos o en los tres puntos que aparecen al lado, junto a los iconos de adjuntar documentos, insertar imágenes, añadir emoticonos y mostrar opciones de formato y aparecerá entre las opciones ‘Agregar firma’. Si nos situamos sobre el título, aparecerán todas las firmas que hayan sido creadas, pudiendo seleccionar la que se desea poner en ese correo en concreto.

Diseñar firma de texto desde Outlook web (Office 365)

En el caso de que no se tenga una firma creada previamente en HTML y se quiera diseñar desde cero, también se puede hacer desde la parte de Correo > Redactar y responder del panel de configuración del Outlook web.

Para ello, habrá que ubicarse sobre el bloque en blanco y una vez allí, escribiremos la firma como si fuera un correo normal utilizando las herramientas de Outlook, Podemos insertar el logotipo y enlazarlo con un sitio web, añadir iconos de redes sociales, el nombre, el teléfono, el correo electrónico al que pueden contactar, etc. En este caso, al diseñarlo de cero, es importante fijarse en aspectos como si tiene los enlaces bien insertados, que todo el texto tenga el mismo formato (tipografía y tamaño de letra), que la alineación del texto sea la correcta, etc. Después de comprobar todo, se le asignará un nombre y se le dará a guardar.

Como en el caso anterior, se puede seleccionar como firma predeterminada y será la que aparezca en todos tus envíos o en caso de querer elegir entre varias firmas en función del tipo de correo, se seleccionará directamente desde ‘Mensaje nuevo’, pulsando los tres puntos y eligiéndola en ‘Agregar firma’.

Configuración de cuentas y creación de firmas en Outlook

Outlook es uno de los gestores de correo más utilizados en todo el mundo. Además de poder utilizarlo online a través de Office 365, también es posible dejarlo instalado en un equipo. En el caso de que quieras configurar algunas cuentas de correo en el Outlook de tu equipo o en algún dispositivo como móvil o Tablet, te recomendamos que visites algunos de los siguientes tutoriales, ¡esperamos que te sean útiles!

• ¿Cómo configurar cuentas en Outlook?
• ¿Cómo insertar firmas HTML en Outlook?
• ¿Cómo crear firmas de texto en Outlook?
• Otros tutoriales de utilidad.

El proceso de configurar una firma en Outlook web (Office 365) es bastante sencillo, pero marca una gran diferencia a la hora de mandar un correo electrónico. Añadir una buena firma a un correo mejora enormemente la presentación del mismo. Si tienes dudas sobre el proceso o tienes pensado diseñar una firma, pero no sabes como empezar, ¡no dudes en contactar con nosotros!

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